Gondold át a saját helyzeted
A munkalap mezői segítenek összegyűjteni a témához tartozó saját adatokat.
Mit írj vissza az ajánlatkérésre?
Válaszolj a kérésre, mielőtt a saját szolgáltatásodat sorolod
Az első mondatban mutasd meg, hogy értetted-e, milyen munkáról érdeklődnek. Ezután írd le, mit tudsz vállalni, milyen adat hiányzik az árhoz, és mi történik, ha a vevő válaszol. Ha a munka még felmérést kíván, nevezd meg a felmérést; ne ígérj végleges árat vagy dátumot, amíg nem ellenőrizted.
A három gyakori helyzethez külön szerkezet tartozik. Új ajánlatkérésnél köszönd meg a megkeresést, foglald össze a kérést és jelezd a következő lépést. Hiányzó adatnál mondd meg, mire használod az információt, majd kérdezd meg célzottan. Elmaradt válasznál azonosítsd röviden a korábbi ajánlatot, és tegyél fel egy kérdést, ha ez tényleg szükséges. A teljes szöveget a saját hangodra alakíthatod.
Kitalált példa: fotó kell a javítási ajánlathoz
„Köszönöm, hogy a négy étkezőszék kárpitozásáról írtál. A pontos munkához előbb látnunk kell a székek állapotát és a választott anyagot. Küldenél egy képet a teljes székről és egyet a sérült részről? Ezután egyeztetjük, kell-e személyes felmérés.” Ez csak szemléltető szöveg, nem valós műhelyvállalás.
Szerkeszd és ellenőrizd a saját válaszodat
A levélmintánál válaszd ki a helyzetet, töltsd ki a munka és a következő lépés mezőit, majd ellenőrizd a hiányokat. Gyakori kérdés: küldhető azonnal? Nem, előbb ellenőrizd a tényeket, árat, feltételeket és címzettet. A másolás csak helyi szöveget ad.
Ne használd a levélmintát feltétel nélkül
Ha az ügyfél nem adott meg határidőt, az ne kerüljön bele a válaszba. Ha a munka szakmai vizsgálatot igényel, mondd el, ki végzi és mit kell ehhez bemutatni. A levélben szereplő árat és elérhetőséget küldés előtt ellenőrizd a saját ajánlati dokumentumban. A címzettnek küldött valódi levél a te üzleti döntésed és csatornád marad.
Javítás után próbáld elolvasni újra
Kérd meg kollégádat, hogy jelölje meg, melyik kérést válaszoltad meg és mit kell most tennie. Ha nem tudja megmondani, tedd előrébb a lényeget vagy bontsd két üzenetre. Ne hagyj benne olyan adatbekérést, amely nem szükséges a következő döntésedhez.